Proyecto de ejemplo · Cafés Brisa
Una secretaria virtual que trabaja por WhatsApp.
Una asistente con IA que vigila los sistemas de la empresa y avisa por WhatsApp cuando algo falla o no cuadra, prepara los informes que le piden y pasa las facturas de proveedores al programa de facturación.
Proyecto de ejemplo. La empresa, las conversaciones y los datos son ficticios: muestra cómo funciona una herramienta así dentro de una empresa.
- Empresa
- Cafés Brisa (ficticia)
- Sector
- Alimentación y distribución
- Formato
- Asistente por WhatsApp · Panel de configuración
- Se conecta con
- Tienda online, banco, almacén y programa de facturación
01 · El punto de partida
La gerencia se enteraba tarde de los fallos y de los descuadres. Pedir un informe o registrar una factura de proveedor obligaba a abrir varios programas o a esperar a la oficina.
02 · Qué construimos
Una asistente que vigila, avisa y hace recados.
Una asistente con IA conectada a la tienda online, al banco, al almacén y al programa de facturación, que habla por WhatsApp con la gerencia y con administración.
La asistente revisa los sistemas cada pocos minutos y avisa por WhatsApp cuando algo falla o no cuadra, con lo que ha encontrado. Responde a las peticiones de informes con un resumen y el PDF, y registra en el programa de facturación las facturas que le reenvían después de confirmar los datos.
AsistentePor WhatsApp
- Avisos de fallos
- Avisos de descuadres
- Informes a petición
- Registro de facturas
Panel de configuraciónAdministración
- Qué vigila y cada cuánto
- A quién avisa de cada cosa
- Qué hace sola y qué consulta
- Historial de avisos y acciones
Se conecta con
- Tienda online
- Banco
- Almacén
- Programa de facturación
03 · Pantallas
Así se ve.
Proyecto de ejemplo: la empresa, las conversaciones y los datos son ficticios. Todas las pantallas son recreaciones.
04 · Cómo funciona
Del aviso a la solución, sin abrir el ordenador.
- Asistente · sistemas
- Revisa la tienda online, el banco y el almacén cada pocos minutos.
- Detecta un fallo o un dato que no cuadra.
- Lo explica por WhatsApp, con lo que ha encontrado y qué puede hacer.
- Llega al WhatsApp de la gerencia
- Gerencia · WhatsApp
- Responde con un botón o pide lo que necesita con un mensaje.
- Recibe el informe o reenvía la factura de un proveedor.
- Confirma, y la asistente lo registra en el programa de facturación.
Recorre una mañana
Pulsa cada paso para ver cómo avisa de un fallo y de un descuadre, cómo prepara un informe y cómo registra una factura.
Ejemplo de funcionamiento
Recreación con datos ficticios
- Aviso · Tienda → almacén09:52 · 7 pedidos sin enviarAbierto
Cada aviso, informe y factura queda aquí, con lo que hizo la asistente y quién lo confirmó.
La asistente detecta que la tienda online no envía pedidos al almacén y avisa por WhatsApp con lo que ha encontrado.
05 · IA dentro del producto
Se le habla como a una persona.
Entiende lo que le piden por escrito o con una nota de voz, y responde con el dato, el informe o la pregunta que le falta.
Lee las facturas que le reenvían y extrae proveedor, fecha, importes y vencimiento antes de pedir confirmación para registrarlas.
06 · Qué incluye
Todo lo que hace.
- Avisos por WhatsApp cuando falla una conexión, un cobro o un proceso automático.
- Avisos de descuadres: cobros que no coinciden con su factura, facturas duplicadas o stock que no cuadra.
- Informes a petición, como ventas, cobros pendientes o gastos, con su resumen y su PDF.
- Registro de facturas de proveedores en el programa de facturación, siempre con confirmación.
- Informes programados, como el resumen de cada lunes, sin tener que pedirlo.
- Panel para decidir qué vigila, a quién avisa y qué puede hacer sin consultar.
07 · Impacto esperado
Lo que se busca.
Es el efecto que persigue la herramienta, no una medición publicada.
- Enterarse de los problemas cuando pasan, no días después.
- Menos tiempo buscando datos y registrando facturas.
- Las gestiones del día, resueltas desde el móvil.